วันนี้เราอย ากที่จะพาเพื่อนๆ ไปเรียนรู้ลักษณะของหัวหน้าที่ลูกน้องอย ากรวมงานด้วยกับบทความ 6 ลักษณะหัวหน้าที่ดี ที่ลูกน้องรักยินดีทำงานให้มีคุณภาพ ไปดูกันว่าหัวหน้างานที่ดีนั้นควรมีลักษณะอย่ างไร
โดยทั่วไปการคัดเลือ ก หรือแต่งตั้งหัวหน้างาน จะทำการคัดเลือ กจากพนักงานระดับปฏิบัติการ ที่มีผลการทำงานดี มีพฤติกรร มที่ดีเป็นที่ไว้วางใจได้ ( หรืออาจคัดเลือ กมาจากบุคคลภายนอ ก ) แต่งานที่ทำได้ดีอยู่เดิมนั้น จะเป็นการทำงานที่สำเร็จด้วยตนเอง เป็นหลักโดยอาศัย คู่มือหรือระเบียบปฏิบัติงานที่ชัดเจน แต่การเป็นหัวหน้างาน ที่ต้องทำให้งานสำเร็จ โดยใช้ผู้อื่นทำโดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญช านั้น ต้องมีการประสานงานกับแผนกต่างๆมากขึ้น
ลักษณะการทำงานจะเปลี่ยนไปจากเดิม คือเปลี่ยนจากการทำงานกับงานของตัวเอง เป็นการทำงานกับคนซึ่งมีเงื่อนไขเทคนิคและปัญหามากขึ้นจากเดิม บ่อยครั้งที่พบว่าผู้ที่ทำหน้าที่หัวหน้างาน ยังคงปฏิบัติงานในเนื้องานที่ตัวเองเคยชินอยู่ ไม่กระจายงานไม่ติดต ามงาน ไม่สอนงานเป็นต้น ดังนั้นหัวหน้างานไม่ว่าเพิ่งจะได้รับการแต่งตั้ง หรือ กำลังปฏิบัติหน้าที่หัวหน้างานอยู่แล้ว หรือแม้แต่พนักงานที่มีศักยภาพ ที่จะเตรียมตัวขึ้นเป็นหัวหน้างาน ควรได้รับการอบรมสำหรับการเป็นหัวหน้างานที่ดี ซึ่งต้องอาศัยการอบรมอย่ างเหมาะสม ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1 มีการติดต ามงาน
2 ต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
3 มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้อื่น
4 มีการการกระจายงาน และมอบหมายงาน ให้กับผู้ใต้บังคับบัญช า
5 ต้องมีภาวะความเป็นผู้นำ
6 มีทักษะในการประเมินผลงาน และการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญช า
1 มีการการติดต ามงาน
ตอนนี้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญช า ที่ต้องรับผิดชอบ แล้วการที่คุณมัวแต่ก้มหน้า ก้มต าทำงานหนัก เพื่อทำงานของตัวเองให้เสร็จ เหมือนเมื่อก่อน คงจะไม่เพียงพออีกต่อไป อย่ าลืมว่า หน้าที่คุณนั้นเปรียบเสมือนกัปตันเรือ ที่ต้องรับผิดชอบลูกเรืออีกหล ายชีวิต คุณไม่จำเป็นต้องออ กแรงพาย แต่คุณจะต้องรู้ว่า หางเสือต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้องใช้ความเร็วเท่าไหร่ เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ ในระยะเวลาที่กำหนด นอ กจากคุณจะต้องคอยดูแล การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญช า ในภาพรวม แล้วคุณยังต้องหมั่น มองไปข้างหน้าอีกด้วย ว่ามีอุปสรรคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้วางแผน รับมือ กับสถานการณ์ต่างๆได้อย่ างทันท่วงที
2 ต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
การได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน ถือเป็นบทบาทใหม่ที่คุณไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งคุณก็อาจจะยังไม่แน่ใจ ในบทบาทตัวเองสักเท่าไหร่ มีหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้น มา อำนาจการตัดสินใจ มีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวัง จากผู้บริหารมีอะไรบ้าง ซึ่งวิธีที่ดีที่สุด คือ การคุยกับผู้บริหารโดยตรงว่า ขอบเขตการทำงานของคุณอยู่ตรงไหน มีเรื่องใดบ้างที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ สอบถามให้ชัดเจนว่ามีเป้าหมายใด ที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จ ในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งเป้าหมายที่ชัดจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่า ต้องทำอะไรหลังจากนั้น การวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่าย
3 มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้อื่น
บางครั้งต่อให้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญช าที่เก่ง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานทุกอย่ างจะสำเร็จได้ด้วยดี เพราะตัวแปรสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง ก็คือนิสัยใจคอของแต่ละคน ซึ่งอย่ างแรกเลย คุณจะต้องเข้าใจก่อนว่า คน มีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องสไตล์ การทำงานนิสัยส่วนตัว ซึ่งคุณไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สำคัญเพียงแค่ว่า คุณจะทำอย่ างไร ให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดี โดยอาจจะจัดให้มีการประชุมทีมขึ้น เพื่ออธิบายถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ของคุณ ชี้ชัดให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกัน และเน้นย้ำว่าเป้าหมายจะสำเร็จได้ ต้องมาจากความร่วมมือ กันของทุกคน หลังจากนั้นหาเวลาพูดคุย เป็นการส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญช า เพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบ ในการทำงานหรือความไม่สบายใจต่างๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด
4 มีการการกระจายงานและมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญช า
หล ายคนเมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ ก็มักจะปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญช าทำในสิ่งที่เคยทำ โดยไม่ได้พิจารณาว่า แต่ละคนนั้นทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้ คุณควรแบ่งเวลา เพื่อศึกษาผู้ใต้บังคับบัญช าของคุณ ในแต่ละคนว่า มีทักษะด้านไหนบ้าง จุดแข็งจุดอ่อน และสไตล์การทำงานของแต่ละคน เป็นอย่ างไร หาโอกาสคุยเพื่อสอบถามความคิดเห็น และวางแผนการทำงานร่วมกัน ซึ่งนอ กจากคุณจะได้คนที่เหมาะกับงานที่สุดแล้ว คุณอาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่ าง ที่หลบซ่อนอยู่ในตัวของผู้ใต้บังคับบัญช าของคุณก็ได้ เพราะบางคน เสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิต แต่พอได้เปลี่ยนไปทำในสิ่งที่ชอบ ก็อาจจะทำผลงานได้ดีอย่ างไม่น่าเชื่อ
5 ต้องมีภาวะความเป็นผู้นำ
การที่ผู้บริหารเลือ กคุณขึ้น มาเป็นหัวหน้า นั่นแสดงว่าเขาเห็นแววการเป็นผู้นำในตัวคุณอยู่แล้ว แต่หล ายครั้งหัวหน้างานใหม่ ก็ยังเข้าใจผิดคิดว่า หน้าที่หลักของหัวหน้าคือ การสั่งงาน ควบคุมงานให้เสร็จ โดยที่ความคิดของหัวหน้า ต้องเป็นใหญ่ที่สุด อย่ าลืมว่าคุณยังไม่ได้สร้างผลงาน หรือมีการแสดงออ กให้ทุกคนยอมรับ ไม่ใช่เอาแต่สั่งงานอย่ างเดียว จริงๆแล้วภาวะผู้นำสามารถแสดงออ กผ่านการกระทำได้หล ายรูปแบบ ไม่ว่าจากการวางตัว เป็นแบบอย่ างที่ดีให้ลูกทีม เห็นเป็นโค้ชที่คอยสอนงาน เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำ
และเป็นเพื่อนที่ร่วมงานสังสรรค์กันบ้าง ในบางเวลา และควรเตรียมพร้อม และเปิดใจรับฟังปัญหาจากลูกน้องอย่ างทั่วถึงเสมอ ประพฤติกับลูกน้องให้เปรียบเสมือน ‘ลูกค้า’ ที่ให้คุณเป็นที่ปรึกษา เพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพวกเขา นำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่ างจริงใจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับการนับถือมากขึ้น รวมถึงในบางครั้งการเป็นตัวกลางเพื่อช่วยสื่อสาร และรับแรงเสียดทานในเรื่องการบริหารงาน จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญช า กล้าที่จะพูดถึงปัญหามากขึ้น ทำให้คุณรับรู้และช่วยดันเรื่อง ให้ผู้บริหารดำเนินงานให้กับคุณได้รวดเร็วมากขึ้น
6 มีทักษะในการประเมินผลงานและการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญช า
คุณควรกำหนดการ ทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญช าทุกคน ต ามตำแหน่งมีกิจก รรม ที่วัดผลงานให้กับพวกเขา อย่ างชัดเจน เช่น งานผลิตคุณต้องกำหนดกิจก รรม ที่วัดผลได้ ให้กับพวกเขา เช่น ผลิตงานได้ชั่ วโมงละกี่ชิ้น ทำใบนัดส่ งสินค้า ได้วันละกี่ใบเป็นต้น และอย่ าใช้อคติกับผู้ใต้บังคับบัญช า เป็นอันข า ด เพราะการทำงานที่เป็น Team Work จะค่อยๆห า ยลงไป ในไม่ช้า กรณีเช่น คุณชอบลูกน้องคนนี้ จึงมอบหมายงานให้กับคนนี้ เพียงคนเดียว แต่กับอีกคน คุณจึงไม่กำหนดงานอะไรทำ ให้เขาไม่มีผลงาน และการประเมินงานที่ดีที่สุด คือ การจัดประชุม เพื่อตรวจเช็ค
การทำงานอย่ างสม่ำเสมอ รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญช า แสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนวทาง การแก้ปัญหาใหม่ๆ และกำหนดวินัยให้กับทีม ในการส่ งรายงาน การทำงาน ( Report ) เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบ การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญช าด้อย่ างทั่วถึง และเป็นธรรมกับทุกคน ดังนั้นช่วงแรกของการก้าวเข้ามาสู่ตำแหน่งหัวหน้างานนี้ อาจจะดูวุ่นวาย และต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนที่ถูกเลือ ก
มาอยู่ในตำแหน่งนี้แล้ว แสดงว่าคุณเองก็ต้องมี ดีเหมือนกัน การเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น ไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้แค่ เพียงข้ามคืน แต่คุณควรจะต้องใช้เวลา ในการสั่งสมประสบการณ์
สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่ าหยุดที่จะพัฒนาตนเอง เพราะวันข้างหน้ายังมีความท้าทายอีกมากมาย ที่รอคุณอยู่ในเส้นทางของการเป็นหัวหน้างาน…… ขอให้โชคดีครับ
ที่มา wrp-factoryconsultant, stand-smiling
